Tee sopimus

Vapaaehtoistoiminta perustuu ihmisen vapaaseen tahtoon toimia itselleen tärkeän asian parissa. Suomessa ei ole lakia vapaaehtoistoiminnasta ja sen vuoksi siihen sovelletaan useita eri lakeja. Seuraavassa esitellään vapaaehtoistoiminnan järjestämisen kannalta tärkeimmät lait.

Työturvallisuuslaissa (L 738/2002) määritellään, että vapaaehtoistoiminta ei saa aiheuttaa haittaa tai vaaraa vapaaehtoisen turvallisuudelle tai terveydelle. Samassa laissa määritellään, että vapaaehtoinen on velvollinen noudattamaan turvallisuusohjeita ja vapaaehtoisen toimintaympäristön on täytettävä työturvallisuussäädösten vaatimukset.

Työtön henkilö voi tehdä vapaaehtois- ja talkootyötä työttömyysetuuttaan menettämättä, kun työ on palkatonta, tavanomaista yleishyödyllistä vapaaehtois- ja talkootyötä (L 1290/2002). Tuloverolaissa (L 1535/1992) säädetään, että vapaaehtoiselle voidaan korvata julkisilla kulkuvälineillä tehtävät kodin ja vapaaehtoistoimintayksikön väliset matkat. Jos matkat tehdään muilla kuin julkisilla kulkuneuvoilla, kulukorvausta voidaan maksaa tiettyyn rajaan asti.

Punaiset kengät kannattelevat punaista palloa.

Alaikäiset voivat myös osallistua vapaaehtoistoimintaan. Lakia nuorista työntekijöistä (L 998/1993) sovelletaan vapaaehtoistoimintaan niin, että toiminta ei saa haitata nuoren koulunkäyntiä, kasvua eikä henkistä kehitystä. Ryhmäkodissa alaikäinen voi toimia vapaaehtoisena turvallisesti henkilökunnan rinnalla tai avustajana esimerkiksi tapahtumissa. Viisitoista vuotta täyttänyt voi itse allekirjoittaa vapaaehtoissopimuksen, mutta alle 15-vuotiaan vapaaehtoissopimuksen allekirjoittaa huoltaja tai nuori huoltajan luvalla.

Tietosuoja vapaaehtoistoiminnassa

Vapaaehtoistoiminnan järjestämisessä kehitysvammaisen ihmisen ryhmäkodissa tietosuoja täytyy huomioida vapaaehtoisen ja kehitysvammaisen ihmisen näkökulmasta. Palveluntarjoajan pitää tiedottaa vapaaehtoistoiminnan järjestämisestä kuntaa. Tiedottamisessa on hyvä todeta, että vapaaehtoiset perehdytetään tehtävään ja että tarvittavat luvat, jotka liittyvät mahdolliseen asiakastietojen luovuttamiseen vapaaehtoiselle tullaan pyytämään asiakaskohtaisesti.

Vapaaehtoinen sitoutuu noudattamaan salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta. Asiakastieto on salassa pidettävää tietoa, jota vapaaehtoinen ei saa käyttää omaksi tai toisen hyödyksi tai vahingoksi. Salassapito koskee myös organisaation tietoja, jotka eivät ole julkisia. Salassapitositoumus jatkuu, vaikka vapaaehtoistoiminta päättyy.

Vapaaehtoistoiminnan turvallinen järjestäminen voi edellyttää, että vapaaehtoinen saa tietoja asiakkaan fyysiseen, psyykkiseen tai sosiaaliseen tilaan tai käyttäytymiseen liittyvistä asioista. Henkilökunnalla on työsopimuksen mukaan salassapitovelvollisuus, eikä se voi antaa vapaaehtoiselle asiakastietoja ilman asiakkaan, laajennetun edunvalvojan tai alaikäisen huoltajan suostumusta. Koska kunta rekisterinpitäjänä määrää asiakastietojen käyttötarkoituksen, kysytään aina kunnan lupa vapaaehtoistyössä tarvittavien asiakastietojen luovuttamiseen.

Jos kehitysvammainen henkilö ei pysty itse kertomaan vapaaehtoiselle toiveistaan, tarpeistaan tai muista tarvittavista tiedoista, tulee lupa tietojen luovuttamiseen pyytää rekisterinpitäjältä eli kunnalta. Tällöin asiakkaalta, edunvalvojalta tai alaikäisen huoltajalta kysytään suostumus tietojen luovuttamiseen täyttämällä Suostumus tietojen luovuttamiseen -lomake. Suostumuslomake liitetään Tietojen luovutuspyyntölomakkeen liitteeksi. Joskus voi olla tilanne, ettei kehitysvammainen henkilö pysty allekirjoittamaan Suostumus tietojen luovuttamiseen -lomaketta tai hänellä ei ole virallista edustajaa, tällöin Tietojen luovutuspyyntö rekisterinpitäjälle -lomake toimitetaan ilman liitettä. Tällöin kunta joutuu harkitsemaan luovutusperusteen ja päättää tietojen luovutuksesta muulla perusteella kuin suostumuksella.

Vapaaehtoistoiminnan järjestämiseksi on vapaaehtoisen kanssa hyvä tehdä vapaaehtoistoiminnan sopimus. Voit laatia sopimuksen itse tai käyttää tässä olevaa mallisopimusta. Mallisopimus sisältää myös Vapaaehtoisen salassapito- ja vaitiolositoumuksen, joka allekirjoitetaan ja arkistoidaan.  Vapaaehtoisen salassapito- ja vaitiolositoumus otetaan kaikilta vapaaehtoisilta kirjallisena, jos ei käytetä mallisopimusta, johon sitoumus on sisällytetty.

Kun vapaaehtoinen tekee muistiinpanoja toimintaa varten kehitysvammaisesta henkilöstä, säilytetään muistinpanot muiden asiakastietojen tapaan ryhmäkodissa. Tietoja ei arkistoida, vaan ne hävitetään tietoturvallisesti. Vapaaehtoistoimintaan liittyvät tarpeelliset havainnot henkilökunta kirjaa asiakastietojärjestelmään, mutta vapaaehtoisen nimeä tai muita tunnistetietoja ei kirjata asiakastietojärjestelmään.

Vapaaehtoisen vakuutukset

Vapaaehtoisille on suositeltavaa ottaa ryhmätapaturma- tai talkoolaisten tapaturmavakuutus. On hyvä tarkistaa, että vakuutus kattaa julkisen terveydenhuollon palvelut Suomessa vakituisesti asuvien lisäksi myös ulkomaalaisille vapaaehtoisille, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta.

Vapaaehtoisen informointi ja tietosuojaseloste

Vapaaehtoistoiminnasta syntyy tietoa, joista kerääntyy henkilörekisteri. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan, kuin vapaaehtoinen on mukana toiminnassa tai tietojen säilyttämiseen on muu perusteltu syy. Poikkeuksen tekee salassapitositoumus, joka arkistoidaan. Henkilörekisteritiedot täytyy käsitellä ja säilyttää organisaatiossa sovitulla tavalla ja niistä täytyy informoida sekä kehitysvammaista henkilöä että vapaaehtoista. Informoinnissa käytetään apuna tietosuojaselostetta.

Vapaaehtoissopimus_2020

Suostumus tietojen luovuttamiseen_2020

Tietojen luovutuspyynto rekisterinpitajalle_2020

Tutustu lisää